A Construção de Um Plano de Ação |
Sacha Matias (Criador Dr. Performance<br>e Método Dr Performance 15 Minutos)

Sacha Matias (Criador Dr. Performance
e Método Dr Performance 15 Minutos)

Professor, formador, adoro ajudar as pessoas a manterem-se saudáveis.
Entusiasta pela família, pessoas e desporto.

"Gostava de te ajudar a chegar a mais pessoas Sacha, como posso fazer?"
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A Construção de Um Plano de Ação

Construção de um plano de Ação, por Sacha Matias
Um Plano de Ação tem uma lógica e deve ser escrito

O passo a passo da construção de um plano de Ação

O plano de ação é algo que não é fácil de construir. Porquê? Porque é um exercício que requer muita prática e conhecimento profundo das capacidades pessoais. Para além das capacidades pessoais é compreender variáveis que vão intervir nos resultados.

O objetivo deste artigo é dar-te o passo a passo da construção de um plano e porque é que deves mesmo ter um.

Plano de ação é uma ferramenta que traça uma metodologia para a conquista de objetivos. É o início de um caminho. E o caminho começa numa decisão de o fazer. Depois é executar.

Seja um plano de ação pessoal ou profissional, assenta em 5 premissas:

  • O Início do Projeto (traçar os principais objetivos e metas);
  • Fazer o planeamento (estabelecer as ações necessárias);
  • A execução das Ações (tomando as medidas);
  • Criar uma rotina de monitorização (avaliar os resultados);
  • E o encerramento (documentar o que foi feito e partir para o seguinte).

E o artigo vai ser baseado nestes 5 passos.

Por outras palavras, se um plano não compreende estes 5 passos, muito provavelmente não estás a executar, estás a reagir.

“Como assim Sacha?”

(Fazes perguntas excelentes, daí escrever para ti).

Quem não tem um plano, está a reagir ao que acontece, ou seja, faz sem saber o que vai acontecer.

Vê o exemplo desta pandemia COVID-19. Existem muitas profissões que vão ser extinguidas com esta nova realidade e, aproximadamente 80% da população mundial, está à espera que os governos e agentes políticos tomem decisões por eles. E por essa razão empresas vão fechar, empregos vão-se perder, profissões vão-se extinguir.

No momento que escrevo este artigo, o desemprego aumentou. E não sou eu que o digo, são estas notícias:

"Desemprego e Covid-19:
alguns cálculos simples
para Portugal"

"Covid-19 já destruiu milhões
de empregos pelo mundo.
E colocou milhões
com salários subsidiados"

"Covid-19. EUA registam
10 milhões de desempregados
em duas semanas"

E sabes porquê? Porque é uma tendência do ser-humano achar que só acontece aos outros.

É bem real. E um plano de acção pode-te colocar num rumo.

Neste momento quem não tem um plano sofre do Síndroma de Colombo:

  • Não sabe para onde vai;
  • Não sabe onde está;
  • E principalmente não sabe o que quer.

Bem, se estás a ler isto, não é o teu caso, estás mais avançado e, por isso, dou-te os parabéns.

E este artigo está construído para ti, seja para construíres planos pessoais, seja para construíres planos profissionais e assim traçares um caminho.

Nunca fez tanto sentido
este Artigo:
"Porque é Difícil
Atingir Objetivos?"

Antes de passar ao que interessa, deixa-me só deixar-te com algumas regras:

  • O plano de ação é trimestral (são construídos em 4 períodos do ano);
  • Existe um plano para cada área (Profissional, pessoal, saúde);
  • Não é estanque (e pode variar muito de trimestre para trimestre).

Agora que tens as regras e sabes o que te espera podes desistir de ler porque te parece difícil ou podes continuar.

Mas deixa-me avisar-te, se desistires agora recomendo que não faças nunca planos porque é de facto um dos exercícios mais importantes para obter resultados em qualquer área.

Agora sim e como prometido, aqui vão os 5 passos para a construção do plano de ação:

O Início do Projeto (traçar os principais objetivos e metas);

Fazer o planeamento (estabelecer as ações necessárias);

A execução das Ações (que medidas são necessárias);

Criar uma rotina de monitorização (avaliar os resultados);

E o encerramento (documentar o que foi feito, avaliar e partir para o seguinte).

Início do Projeto (para começar o Plano de Ação)

Inicio do Projeto do Plano de Ação, por Sacha Matias
Tudo tem um começo. E passa por negociar o que fazer (seja contigo mesmo, seja com uma equipa)

O primeiro passo é definir os objetivos que desejas alcançar.

Eles estabelecem aonde queres chegar (Vamos chamar-lhes o ponto Z).

Este é o ponto de partida para a elaboração de qualquer plano de ação.

Afinal, o planeamento precisa levar-te ao ponto que desejas (o tal ponto Z).

Parece bem fácil, certo? Teoricamente um plano de ação seria assim:

Plano de Ação teórico, por Sacha Matias
Como parece um Plano de Ação (quando projetado)

Mas na realidade é assim:

Plano de ação real, por Sacha Matias
Um plano sobe e desce, tal como uma curva de som…

Mas só poderás descobrir se fizeres um. E quantos mais fizeres, mais vais poder prever as subidas e descidas.

E só dá para traçar um caminho eficiente se souberes o destino final (o que pretendes atingir), não é mesmo?

Para isso, precisas definir, de forma clara, quais são os objetivos que queres atingir.

Se os vais atingir, é outra história (mas nunca poderás saber se não fizeres e avaliares – o que vou falar mais à frente).

“E exemplos Sacha?”

Se insistes assim tanto, então vou-te dar exemplos da construção de um plano:

Profissional: Escrever pelo menos um artigo com mais de 3000 palavras no blog.

Pessoal: Fazer pelo menos 3 treinos por semana em família.

Saúde: Cumprir um plano de treino, 5 x por semana.

Tens aqui o início de um plano para cada área. No profissional poderias colocar “ser promovido no trabalho” (apesar de não depender exclusivamente de ti), no pessoal poderias colocar “Jantar 1 x por mês com namorada(o)/mulher(marido)” e no de saúde “incluir 3 pratos vegan nas refeições semanais (em 14)“.

Para a construção de um plano (recorda-te, para cada área), recomendo que tires um dia inteiro. Saberes onde estas (o ponto A) e para onde vais (o ponto Z) requer um caminho, que é o plano de ação. E por essa razão não deve ser tratado de forma leviana.

“Boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o planeamento.”

Thomas Edison

Planeamento

Planeamento num plano de ação, por Sacha Matias
O Planeamento vai fazer a diferença num plano de acção

Definidos os objetivos, é hora de começar o planeamento.

Consiste em estabelecer as ações e recursos necessários para chegar ao estado desejado (ao tal ponto Z).

É nesta fase que vais desenvolver o pensamento estratégico e a tomada de decisão.

Esta fase é um pouco mais complexa que a anterior. Antes definiste o objetivo, que é o ponto Z, mas agora precisas planear o abecedário todo 😉.

É aqui que vais fragmentar o Objetivo Geral (o que definiste no Início), em objetivos específicos (metas) e em tarefas (que serão as ações). E é nesta fase que vais definir o que se designa por milestones (ou seja o cronograma que vai-te permitir avaliar tudo o que estás a fazer) – Irei falar delas no 4º ponto.

Ao escreveres as ações, vais poder criar metas (medíveis), que serão os estágios para o alcance dos objetivos.

Elas devem apresentar diferentes prazos: curto, médio e longo prazo. Neste caso, por cada plano, o Longo Prazo serão 3 meses.

Desta forma, cada ação escrita no plano contribui para o alcance de uma meta.

As metas precisam ser realistas e mensuráveis, para que seja possível analisar e avaliar o desempenho.

É importante também definires o início e prazo final para cada atividade traçada no plano, montando um cronograma de todas as tarefas a serem desenvolvidas (as milestones).

Inclui um alvo de cada atividade, delega responsabilidades (se tiveres uma equipa – senão és tu a fazer tudo) e lista quais os recursos financeiros e humanos necessários para colocar o plano em prática.

Se tiveres uma equipa, tu traças o objetivo geral e eles fazem o plano (a mesma coisa é em família).

O que eu mais gosto é o 5W2H (mas também encontras o método PDCA, o Diagrama de Ishikawa, o Método Ver e Agir entre outros). Não interessa qual utilizas. Interessa é que tenhas os passos.

Vamos ver os exemplos do ponto 1 agora planeados?

Profissional:

O que fazer?Porque fazer?Onde fazer?Quando?Quem vai fazer?Como?Custo de fazer?
Atualizar o blog com artigos semanaisPara aumentar a autoridade, educar a audiência e aumentar o fluxo de pessoas no blog.
Promover a assinatura mensal.
No blog, Como estratégia de MarketingTodas as semanas, à segunda-feiraSacha MatiasEscrita com técnica de SEO e Legibilidade10h por artigo (120h por trimestre): valor total de 10.800€
Criação de assinatura mensalPara aumentar as vendas na empresa e entregar conteúdo sobre Empreendedorismo,
Negócios, Vendas, Marketing e Liderança (entre outros assuntos).
No site, em página de login para subscritores (página dedicada à assinatura)Até o dia 31 de julhoSacha Matias e alguns convidados sobre as áreas em questãoCom criação de formações, meetings semanais de consultoria em grupo, entrega do livro de hábitos e rotinas.Para já está incluído nos custos do site (exepto um plano de assinatura que tem o valor de 600€/ano).
Plano de Ação Profissional: Escrever pelo menos um artigo com mais de 3000 palavras no blog.
NenhO que fazer?Porque fazer?Onde fazer?Quando?Quem vai fazer?Como?Custo de fazer?
Criar um plano de treino em famíliaPara criar momentos de confraternização entre família (e desafiar os limites de cada um em conjunto)Em casa, na rua.Terça, quinta e sábado entre as 18:00 às 19:00Sacha Matias
e
família
Planos conjuntos com exercícios iguais para todosNenhum: Conhecimento
adquirido nos últimos 22 anos.
Plano de Ação Pessoal: Fazer pelo menos 3 treinos por semana em família.

Já consegues perceber como construir?

E é importante que, depois de teres traçado o plano de ação, definas um planeamento diário, semanal e mensal. Exemplo: No caso do artigo no blog, no caso mensal são 4 artigos (definidos os temas nessa fase e colocados em modo privado no blog), que se parte em 1 artigo por semana (já definido anteriormente) e, por sua vez, passa a escrever 450 palavras por dia (em média) às 21:30.

E desta forma planeaste as tarefas para cada objetivo.

“Planeie o seu trabalho para hoje e todos os dias. Em seguida, trabalhe o seu plano.”

Margaret Thatcher

Executar Ações

Executar ações, por Sacha Matias
Podes ter um plano incrível, um planeamento incrível, mas o que vai fazer a diferença é a ação que colocas.

Depois de planeares, é o momento de executares o plano de ação.

Não há negociação possível. É fazer. O momento que falhares o que planeares estás a comprometer tudo.

Segue o cronograma traçado. Daí ter falado do planeamento diário no ponto anterior.

Deixa o plano visível para que o possas ver todos os dias (e se tiveres uma equipa que esteja visível para eles).

Uma vez compreendidas as tarefas, precisas ter a clareza sobre o teu papel no processo. E o teu papel é fazer e testar. Se tiveres uma equipa, irão ser delegadas tarefas (criadas por cada um) e, com isto, também haver clareza no que se tem que fazer.

Afinal, o plano de ação é uma engrenagem que só funciona com a interligação de todas as peças.

É importante perceberes que a execução só pode ser bem-sucedida se todos os aspectos tiverem sido definidos corretamente no planeamento.

E não vais acertar todos. Mas tens que começar de alguma forma, só assim aprendes.

Quanto mais detalhado for o planeamento, mais fácil é seguir todas as atividades propostas.

E dentro de um planeamento é importante que percebas que existem tarefas produtivas e não produtivas.

Tarefas produtivas são tarefas que geram um resultado monetário ou o resultado projetado.

Por Exemplo: Vender um serviço de consultoria empresarial. Planeio promoções de artigos e de geração de contactos; Devem ser contactados pelo menos 10 novos potenciais clientes por dia; Destes 10 devem-se marcar a reunião de venda do serviço (geralmente e em média pode estar nos 20%); Na reunião mostra-se as vantagens da compra do serviço. O Cronograma deve estar ajustado para estes 3 tipos de contactos diários.

Tarefas não produtivas são tarefas que promovem o crescimento e a sustentação das anteriores. Não geram um resultado.

Por Exemplo: Ler um livro por semana sobre o assunto que vendes. Comprar um curso à concorrência para aprenderes novas competências (recomendo muito este ponto, vais aprender mais do que imaginas).

Quero concluir esta parte dizendo-te isto: Se és um ótimo executante mas não planeias estás sempre em modo de reação. Se és ótimo a planear e a fazer tarefas não produtivas nunca vais ter resultados. O truque é 80% de execução e 20% de planeamento. A lei de Pareto não falha.

“Planear é importantíssimo, mas executar é essencial. Executas o que planeias?”

Ciro Copello
Podes ver também:
"As Personalidades
do Empreendedor"
para compreenderes
a execução,
planeamento
e porque deves
ter equipas.

Rotina de Monitorização

Monitorização de métricas e rotinas, por Sacha Matias
Só podes saber se o que está a fazer resulta se medires. Não há cá suposições, ou é medido ou é sorte.

As ações estão a ser executadas?

Então, não te esqueças de monitorizá-las constantemente.

Esta é uma forma de acompanhar a evolução do plano de ação, acompanhar erros, imprevistos e, de maneira geral, validar o planeamento.

A monitorização evita que algum problema na execução passe despercebida.

E quanto mais rápido ele for identificado, mais chances de criares uma solução sem que tu, um negócio teu ou a tua empresa sofra as consequências e o plano seja comprometido.

Nesta fase, recomendo que utilizes indicadores-chave de performance, ou KPIs (Key Performance Indicator), para avaliar o(s) progresso(s) do plano(s) de ação.

Os KPIs vão indicar se os objetivos estão a ser cumpridos (e são diferentes de métricas, no entanto estes números podem ser convertidas em KPIs). Nem todas as métricas interessam para perceber se o plano está a decorrer conforme o planeado.

Por exemplo: se eu quero gerar contactos (Leads), tenho que saber como gerar. O KPI aqui é número de Leads, custo por Lead e por exemplo taxa de conversão de Lead a cliente (e neste caso é o primário e o mais importante).

Outro exemplo em vendas. Se quero aumentar a faturação em 10.000€/mês. Se vendo algo que custa 10€, tenho que vender 1.000 unidades para gerar esse valor. O meu KPI são as 1000 unidades.

Mais um exemplo em Saúde. Se quero emagrecer 10 Kg em 3 meses, tenho que avaliar uma vez por dia o peso para ter uma noção real de quanto estou a emagrecer. Quanto mais real for, mais consciente estou do que tenho que fazer. Neste caso o KPI é o peso que retiro por dia.

Recomendo que haja medições diárias! Com prática, demoras apenas 5 minutos a ver os KPIs importantes.

Eu utilizo uma folha em Excel onde tenho todos os KPIs que me interessam avaliar (por cada plano de ação) e faço essa avaliação diariamente antes de ir dormir.

A análise de números promove e ajuda-te tomar decisões. Além disso comprova a eficiência ou ineficiência do plano de ação.

A medição gera o que se designa as “decisões conscientes”. O que é feito é medido. O que não é não está feito. Se é medido então pode ser replicável.

Termino este ponto com dois génios de criação de planos de ação e monitorização:

“O que não é Medido não é Gerido”

Robert Kaplan

“Se não mede algo, não pode entender o processo. Se não entende o processo, não consegue aperfeiçoá-lo”

Peter Drüker

Encerrar Plano de Ação

Encerrar plano de Ação, por Sacha Matias
Ao encerrar o plano, permite-te ter uma noção clara do que adquiriste e o que tens que melhorar

Depois que todas as ações previstas no plano foram executadas e monitorizadas (em tempo real), é altura de avaliar o resultado (que na verdade têm sido avaliadas ao longo do tempo), tendo em mente os objetivos traçados inicialmente.

Todas as informações de análise do plano de ação devem ser documentadas, incluindo as aprendizagens adquiridas ao longo do processo. É assim que se gera ciência e conhecimento.

Estes dados servem como base para a elaboração de outros planos de ação no futuro.

E assim, quanto mais conhecimento adquirido, quanto mais experiência, mais rápido vais fazer um plano e ter a noção de como o atingir. Para além disso, ainda consegues duplicar este processo em outras pessoas.

Este plano tem vindo a ser encerrado ao longo do tempo e, tal como no ponto 1 deste artigo, é aqui que vais tirar pelo menos um dia a rever tudo e a preparar o arranque do novo plano para um novo trimestre. É o processo contínuo infinito.

Se tens estado a ler desde início agora já percebes porque é necessário fazer planos de ação em 4 períodos do ano : Muito provavelmente, nesta fase, vais falhar 3 e acertar 1 num ano; ao fim de 3 anos começas a ficar à vontade com as variáveis e acertas 3 em 4; Ao fim de 5 anos, se fizeres de forma regular tornas-te um expert.

E como podes executar um? Para além das regras que tens que seguir e que te escrevi aqui, recomendo que cries o teu template para preencher ou encontrar/comprar um.

(PS: podes pedir-me por mensagem o que eu utilizo).

Sem um guião (o plano) não é mais que freestyle. E em freestyle tudo o que atingires é pura sorte (bem, nem tudo). E nem isso os rappers fazem (apesar de parecer que o fazem, são muitas horas de treino).

Se tiveres curiosidade de ver um preenchido (neste caso o 5W2H), eu neste artigo: “Porque é Difícil Atingir Objetivos?” tenho um exemplo no ponto “Agora tens que Passar à Acção! (Para Atingir os Objetivos)”.

E para isto acontecer, para te disciplinares em cumprir um plano deves despertar uma capacidade de liderança em ti (neste artigo: “Qual é o Teu Tipo de Líder?” falo sobre estas características).

Em conclusão, ter um plano de ação construído permite criar o GPS. Mas como o nome diz é necessário ação.

Tens dúvidas de como criar um plano de ação?

Deixa o teu comentário no final deste artigo.

Tem uma excelente semana,

Sacha Matias (Criador da Dr.Performance, by SME).

7 thoughts on “A Construção de Um Plano de Ação”

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  4. Obrigado Sacha, é de facto um excelente conteúdo para quem quer começar a planificar como eu.
    Saber planificar e colocar a ação necessária é o melhor caminho.
    Vou fazer o meu primeiro plano a partir deste modelo.
    Grato

  5. Pingback: Desmistificar Hábitos de Alta Performance - Dr. Performance™, for Business

  6. Pingback: Sabes os 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio? - Dr. Performance™, for Business

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