Descomplicar a Gestão a 7 passos simples

Se há algo que aprendi com a vida nas empresas e negócios é que a gestão é complicada. O objectivo é descomplicar a gestão em actos simples.

Aproximadamente 90% dos gestores, empresários e empreendedores são self-made business man (e woman 😉) e no seu caminho aprenderam à sua maneira a gerir os negócios. Depois aprenderam em cursos sobre gestão, liderança e as várias vertentes inerentes a um negócio mas tudo complicado. O objectivo é descomplicar a gestão porque de facto é simples.

Atenção: Simples mas difícil se não estiveres pré-disposto a mudanças de comportamento e actuação – a isto chama-se inovar.

Agora que foste avisado podemos continuar no tema do artigo.

Na sua maioria, os donos de empresas surgiram porque eram excelentes técnicos e perceberam que, se trabalhassem por conta própria, ganhariam mais que a trabalhar por conta de outrem.

E para além disso ainda poderiam ter mais tempo disponível porque fazem e controlam o seu horário.

Ah, e são eles que “mandam”.

“Foi por estas razões que começaste um negócio?”

(Estas são as principais razões porque tu e outros começam um negócio).

Pois, mas com o tempo deixaste de ter tempo disponível, porque se deixares de executar a tua técnica não ganhas.

E se ganhas muito não tens tempo nenhum para aproveitar a vida.

E então surge uma nova oportunidade, ter uma equipa a trabalhar contigo para te libertar tempo.

Mas a verdade é que é diferente trabalhar por conta de outrem numa equipa e teres a tua própria equipa.

Certo?

Lá está, és um self-made business man (e woman) e ninguém te ensinou a ser gestor de pessoas, processos, projectos, de produtividade (o jargão mais comum é gestão de tempo), de marketing, de vendas, contabilidade… Ufff, podia continuar.

E com o tempo descobres que a Gestão é complicada…

Então decides fazer cursos sobre as áreas das empresas. Ficas maravilhado, no entanto a informação passada continua a ser igualmente complicada.

PS1: Falo eu, o autor do artigo, que tenho um MBA em Gestão e Negócios, um Mestrado na mesma área e múltiplos cursos relacionados com negócios e empresas.

E apercebi-me com o tempo que, por mais cursos que fizesse, mesmo com os empresários com quem colaboramos, que não havia ninguém a descomplicar a gestão.

Porque na verdade também não sabem (quem dá os cursos, MBA´s e afins na sua maioria não tem um negócio e não sabe as reais dores dos verdadeiros empresários).

PS2: Mas também há excelentes profissionais nesses cursos, no entanto são uma minoria.

E quero-te passar não só a minha experiência mas também descomplicar a gestão em actos muito simples, estejas a começar agora no mundo dos negócios ou já tenhas mais de 20 anos de experiência.

E vou-te falar em algumas áreas críticas do teu organograma, de forma a que comeces a compreender e a implementar já hoje na tua empresa.

Antes de te descomplicar a gestão quero que olhes para esta frase do Brad Sugars:

“Trabalha o teu negócio, não no teu negócio”.

O que ele quer dizer com isto? Que tens que te tornar um estratega e deixar de ser técnico ou auto-empregado da tua própria empresa.

Confuso?

Pois só o é se não vês outra forma de gerir o teu negócio.

Afinal, pensar dá muito trabalho mas também é o acto de gestão mais bem pago de todos.

E segundo (sendo que o primeiro é pensar): O único segredo dos negócios e da gestão é as pessoas. Que pessoas? Equipa do organograma e clientes. Sem perceberes isto não vale a pena estares neste mundo. Isto é descomplicar a gestão.

Foste avisado e estás são as regras do jogo.

Agora sim está na altura de descomplicar a gestão em 7 actos simples:

1. Criares uma Cultura Empresarial que Reflicta os Valores em que Acreditas (desde o dia 0)
2. Descomplicar a Gestão é descomplicar um Plano para Alcançares os Objectivos Estabelecidos
3. Focares-te nas Tarefas Críticas e deixares de “Apagar Fogos”
4. Pára de ser Técnico Operacional e Assume-te como Gestor do projecto a Tempo Inteiro
5. Ter as Pessoas Certas, no Lugar Certo, a fazer a Coisa Certa
6. Passar para o Nível Seguinte da Execução com uma Estrutura Sólida
7. Maximizares a Performance da tua Equipa

Criares uma Cultura Empresarial que Reflicta os Valores em que Acreditas (desde o dia 0)

Ou seja, saberes os teus valores pessoais vão reforçar a cultura da empresa (uma forma de descomplicar a Gestão em questões da Cultura Empresarial).

E isto deve ser trabalhado desde o dia 0 (desde o dia que crias ou que tens uma ideia).

No artigo “Mas o que é isso de Sucesso?” falo no ponto “O Sucesso Está em Mim? (criando Autoconfiança)”, falo sobre valores pessoais e que os mesmo passam para uma empresa. Onde destaco este trecho do artigo:

“O primeiro ponto para atingires altos níveis de autoconfiança é conheceres e trabalhares os teus valores pessoais.

Tal como empresas de sucesso têm valores que tornam toda a organização sustentável (porque se compreende um rumo nela, algo que todos os colaboradores sentem em primeiro lugar e, os clientes sentem por consequência), é importante que tu também os tenhas.

Deves decidir em que valores acreditas e, tu todo, tens que estar alinhado com os mesmos. Naquilo que dizes e naquilo que fazes, todos os dias.”

In: “Mas o que é isso de Sucesso?“.

E como podes ler os teus valores pessoais vão afectar a cultura da tua empresa.

Ou seja, a forma de descomplicar a Gestão em questões da Cultura Empresarial é compreenderes o que gostas e aceitas e o que não gostas e não aceitas.

Vê a seguinte infografia de valores pessoais:

Agora tenho uma pergunta para te fazer (para o caso da construção da cultura organizacional):

• Por quais valores pagarias, te esforçarias muito ou, talvez, até morrerias?

Parece excessivo? Pois a resposta a esta pergunta resulta no que tu consideras como inegociável.

E sim, a forma de descomplicar a Gestão em questões da Cultura Empresarial é saberes exatamente quais são os valores inegociáveis para ti e que não aceitas que sejam quebrados.

Por exemplo, na nossa empresa, os valores que são inegociáveis (e é o que defendo para quem trabalhe comigo) são:

1. Responsabilidade (em assumir quando é desafiado a atingir o resultado e não há mas);
2. Liberdade (em tomar decisões desde que estejam de acordo com a cultura da empresa e dos resultados esperados);
3. Integridade (ser verdadeiro, genuíno e integro; se temos um problema resolvemos em equipa e não o usamos como justificação para não resultados; somos verdadeiros com os clientes);
4. Persistência (em insistir em querer saber mais e não desistir às primeiras contrariedades);
5. Resiliência (capacidade de avaliar, em tempo real, o que estou a fazer e se tem resultados; se não encontro uma nova forma);
6. Capacidade de Servir o Outro (e isto aplica-se entre colegas de equipa e clientes; só vou servir melhor os meus clientes se ajudar a minha equipa);
7. Capacidade de Reflexão (Se há um problema, tenho que encontrar 3 soluções e só depois é que as apresento);
8. Coragem (A coragem de não virar a cara a cada novo desafio. Ganha cada um dos integrantes da organização e os clientes e parceiros).

Se compreenderes isto, de que a cultura da tua empresa é parte da tua personalidade e valores pessoais, então já sabes como construir a tua cultura empresarial.

Atenção, a cultura está sempre em construção e é o pilar que deves defender todos os dias. Recorda-te, o dia que deixares de defender a Cultura será o dia que o teu negócio vai começar a cair.

Por fim gostava de te propor um exercício. Vai a 10 empresas que tenham site institucional e verifica a cultura que têm (os valores que defendem).

Parecem copias chapadas umas das outras? Pensa nisso.

Descomplicar a Gestão é descomplicar um Plano para Alcançares os Objectivos Estabelecidos

“Sem um caminho, qualquer caminho serve!”.

No artigo “Plano de negócios? Sabes montar um?” e no artigo “A Construção de Um Plano de Ação” falo exatamente sobre planos para alcançares os objectivos estabelecidos.

Atenção, fazer objectivos não é planear. Agora no planeamento existem obviamente identificação e execução de objectivos.

Ou seja, para descomplicar a gestão devo obviamente de descomplicar o planeamento.

E eu vejo o planeamento em três procedimentos ou passos simples:

• A Estratégia, a táctica e a técnica.

A Estratégia é a Visão da tua empresa, onde queres estar e como queres que ela esteja a ajudar os teus clientes no mercado. Por outras palavras e se o poderei dizer assim é o Sonho que tens tornado realidade (também se inclui aqui a tua cultura empresarial e o teu organograma).

A Táctica é o desmontar da Estratégia.Ou seja, é o que é chamado de plano de acção.

E a minha recomendação (e é algo que implementamos nas empresas que são nossas clientes) é que executes a Táctica de 3 em 3 meses.

Por fim a Técnica que é o dia-a-dia ou, em outras palavras, os objectivos de execução que vão garantir ou não se consegues atingir os objectivos que definiste no plano de acção (a táctica ou planeamento a médio prazo) e o que definiste a longo prazo (a estratégia).

E, neste caso específico, a minha recomendação para ti é que avalies todos os dias estas tarefas e que resultados estás a ter, ou seja os KPI (Key Performance Indicators) e que resultado gerou que é o KRI (Key Result Indicator).

Por exemplo, numa empresa que estamos a ajudar, em 15 dias com a implementação da táctica e técnica, com avaliação diária, passaram de uma facturação de 0€ para mais de 70.000€.

Sim leste bem, 15 dias e mais de 70.000€. Porquê? Porque implementamos a rotina de avaliar todos os dias a técnica definida na 1ª intervenção que foi fazer a táctica de urgência porque estava a 0€ de facturação por causa da pandemia.

Atenção, a pandemia é uma desculpa, mais de 90% das empresas estão a passar mal na pandemia porque não têm hábitos de planeamento e não sabem avaliar as acções e resultados diários ou por outra palavras a técnica.

E de forma descomplicada e simples isto é um plano. Agora o mais dificil é fazer.

Mas já tens uma boa base aqui e nos artigos que partilhei em cima no inicio deste ponto (que explica passo a passo).

Descomplicar a gestão é Focares-te nas Tarefas Críticas e deixares de “Apagar Fogos”

O que é isto? É Produtividade (ou o vulgo Gestão de Tempo – Algo que não me agrada muito porque o tempo é igual para todos, pode é ser produtivo ou não).

Houve em tempos que dava uma Formação com o nome “Gestão de Tempo Descomplicada”, que deixei de a dar porque na verdade o que eu queria falar era de produtividade.

E daí nas formações de Marketing e Vendas que dou (e a minha equipa dá) nas empresas, um dos temas que falamos é da produtividade e da importância de fazer actividades produtivas.

Alias, na primeira fase da nossa intervenção nas empresas o nosso foco é que a equipa se torne tão produtiva que, no mesmo número de horas, possam ganhar mais dinheiro acima do salário (e a empresa está a facturar e a lucrar muito mais com isto).

E descomplicar a gestão é perceber o que são actividades produtivas e quais não são.

Então vamos ver a diferença entre cada uma?

Boa!

Quando compreenderes a diferença de cada uma vais perceber o dinheiro que tens perdido e as oportunidades que tens perdido todos os dias.

Vou tentar dar o exemplo em várias actividades económicas – aqui lanço-te um desafio, se não falar da tua actividade económica, do teu negócio, fala dele nos comentários e terei todo o gosto de dar um exemplo.

Vamos a isso?

Descomplicar a gestão é descomplicar as actividades produtivas

Em modo de definição, actividades produtivas são aquelas que geram um resultado e por sua vez traduz-se em dinheiro na conta bancária (não falo de facturação, não falo de lucro e sim de fluxo de caixa).

Nota: Neste artigo, “Sabes os 3 pontos cardeais para acompanhar o negócio?” falo especificamente do que é cada um deles.

Agora, voltando às actividades produtivas. Tens que ter pelo menos 5 por dia e saber avaliar o resultado.

Algo que implementamos logo nas empresas é criar um planeamento que englobe as actividades produtivas de forma a resolver o problema imediato (que na maioria dos casos é a facturação e a falta de tempo para as executar).

E, por cada objectivo, deves listar quais é que achas que são as actividades produtivas.

Como sabes, perguntas tu?

Com avaliação consistente e em tempo real (nisso os funis de Marketing e Vendas, quando bem construídos são imbatíveis).

Bom vamos mas é a exemplos que o objectivo é descomplicar a gestão (o que não pressupõe que não tenhas que ter bastante conhecimento):

• Em Construção Civil, se eu calcular o m2 em tempo e bonificar a pessoa que está a executar a técnica (construir uma parede, o chão, a canalização), não só evito atrasos como ainda a empresa ganha mais dinheiro porque tem mais capacidade de obras pelo mesmo tempo;
• Um Personal Trainer (e podes incluir tudo o que tenha a haver com grupos, desde saúde a formações) que faça aulas em grupo, com um menor preço mas valor igualmente bom em termos de resultado final então no final do dia factura mais;
• Em uma empresa de Domicílios, que tenha por exemplo entrega de material, se o pessoal que entrega estão treinados poderão fazer cross-seeling de mais algum produto que o cliente não se apercebeu e que vá precisar e também porque quem vendeu não viu a casa do cliente, então aumenta a venda média e consequentemente tem que ser premiado;
• Se dou formação presencial e se consigo ter um cronograma de actividades testado e que vou garantir que se executa, posso vender mais cursos por dia (e torna-se mais exponencial se torno o mesmo online – mas isso é outra conversa);
• Ter 5 pessoas a fazer actividade comercial na empresa. Se, em média, cada um dedica 2h para chamadas, então tens 10 horas de produtividade em actividade comercial;
• Se tenho uma empresa de projectos, que recebe milhares de mensagens por dia a pedir orçamentos, devo ter um sistema automático e construído para diminuir os curiosos de orçamentos e que só recebas realmente a pessoa que quer comprar (este é o poder de, por exemplo, um bom funil de marketing).

E podia estar aqui o dia todo a dar exemplos.

Ou seja, em outras palavras são actividades que executadas dão um retorno financeiro.

Vamos lá então falar de actividades não produtivas.

Descomplicar a gestão é descomplicar também as actividades não produtivas

Como o nome diz, as actividades não produtivas não geram um resultado final, ou seja não geram retorno financeiro.

No entanto são importantes para aumentar a capacidade de gerar actividades produtivas.

Vamos a exemplos?

Boa, torna-se mais fácil de explicar.

Exemplos de Actividades não produtivas:

• Ler um livro sobre gestão, economia, desenvolvimento pessoal, finanças, marketing e vendas ou outros… No tempo que estás a ler não estás a produzir, no entanto, estás a ganhar conhecimento para melhorares a tua produtividade;
• Cada reunião que fazes com a tua equipa é uma actividade não produtiva mas garante o alinhamento das actividades produtivas;
• Fazeres uma Formação;
• Preparares a agenda de uma reunião ou trabalho;
• Dares ou Proporcionares Formação à tua equipa;
• Eventos de Networking que estejas presente;
• Preparares os Anúncios dos vários funis de Marketing e Vendas que tenhas.

E poderia continuar.

“Oh Sacha, para mim os exemplos que deste são produtivos. Porque dizes que não são?”

(Eu teria feito a mesma pergunta se fosses tu a falar comigo).

A pergunta de facto é muito bem colocada e, à primeira vista, parecem actividades produtivas.

Mas na verdade não são.

No entanto essas mesmas actividades deverão estar presentes no teu dia-a-dia porque:

• Vão-te dar competências (a ti e à tua equipa) para melhorar as produtivas;
• Vão-te permitir criar oportunidades para a empresa;
• E vão-te permitir “descansar” a cabeça de forma a entrares a “matar” para as actividades produtivas.

De forma a descomplicar a Gestão nesta questão e como última mensagem para este ponto esta deveria ser a distribuição das actividades no dia:

• 80 % do tempo em actividades produtivas;
• 20 % do tempo em actividades não produtivas.

É algo que trabalhamos com os empresários desde o dia 1. E avaliamos em tempo real.

Consegues distinguir as actividades produtivas das não produtivas?

E como estão distribuídas no teu dia?

Pára de ser Técnico Operacional e Assume-te como Gestor do projecto a Tempo Inteiro

O que te vou passar é bem real e provavelmente poderá ser a tua realidade:

• Mais de 80% dos Empresários são Técnicos.

O que quero dizer com isto?

Que são os empresários que executam a técnica (leia-se as actividades operacionais) e anda a controlar tudo o que a equipa faz.

Isto faz sentido quando a organização tem menos de 5 pessoas.

Mas quando tem mais que 5?

Pois, é ai que o jogo começa.

E é neste ponto que deves tomar a decisão se queres continuar a controlar tudo ou a ser Gestor a tempo inteiro.

Pela minha experiência (e pelos milhares de estudos existentes), é impossível liderar mais de 5 pessoas.

Daí ser importante que definas, na equipa, liderança intermédia para controlar a operação e assim tu dedicares-te à Estratégia do teu negócio.

Aliás, pensar é a actividade que mais paga numa empresa e a tua função é essa.

Agora, como é que atribuis papeis a cada elemento da tua equipa?

A resposta a esta pergunta (e é algo que implementamos logo quando começamos a trabalhar com um cliente) está na criação de um manual de funções (olha para este manual como um livro de instruções) de cada posição do organograma (vou falar do organograma no ponto seguinte).

Ou seja, olhas para o teu organograma e o que vês?

• Uma estrutura, certo?
• E como é que cada pessoa desempenha a função?
• Que Hard-Skills e Soft-Skills são necessárias?
• O que é esperado por cada pessoa na estrutura?
• Como é que ela é integrada assim que começa a trabalhar na tua empresa?
• Que formação vai ser necessária na fase inicial? E como está construída? É online (gravado) ou retiras alguém para dar essa formação (tirando horas de produtividade)?

Se responderes a estas perguntas, vais criar um manual de funções eficaz.

Que recomendação te dou?

Se fores único, cria o teu organograma (eu sei que ainda não falei, já te vou falar disto) e aproveita o que sabes fazer e escreve o manual para cada função.

Se tens uma equipa, pede a cada um deles para construir o seu manual de funções para estar disponível na empresa.

Sabes como aumentas a Motivação da tua Equipa (uma pergunta que me fazem muito)?

Quando cada pessoa sabe o que fazer e o que é esperado dela.

Parece senso comum e cada pessoa deveria saber o que fazer?

Pois a realidade não é essa e por essa razão é que se assiste a tanto “burnout profissional“, porque cada elemento sente-se sobrecarregado e, no final do dia, não se sente recompensado.

E, se fizeres e tiveres um manual de funções, cada elemento vai saber o que fazer. O que liberta tempo para poder ajudar um colega em apuros e que está atrasado.

Mas isso já tem a haver com cultura da organização.

Em suma, descomplicar a gestão é descomplicar as funções operacionais das de gestão e isso só é possível com o manual de funções.

Só assim é que vais começar a criar sistemas de controlo e poderes dedicar-te em exclusivo às Actividades de Gestão.

Porque vais ter mais tempo livre para essa função e estás a alavancar o teu negócio pela equipa (a isto eu chamo investimento de activos).

E só assim é que a tua empresa vai crescer nas suas múltiplas variáveis (dimensão, facturação, clientes…).

Ter as Pessoas Certas, no Lugar Certo, a fazer a Coisa Certa

No artigo, “Recrutamento Eficaz? Os 5 Passos Incríveis“, eu falo sobre o organograma e a importância dele.

Vamos descomplicar isto?

Em teoria, um organograma:

“É um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. Ou seja, é a representação gráfica clássica de uma estrutura organizacional.

Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes.

Os Departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Ex.: Contabilidade, Departamento de Compras, Apoio ao Cliente, Marketing e Vendas, Administração, etc. Cada departamento possui um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionários) e pode ter um espaço físico definido (nota: digo pode ter porque agora está cada vez mais presente o trabalho remoto).

Num organograma, os departamentos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Num organograma vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

Percebeste alguma coisa?

Se eu tivesse que explicar de uma forma descomplicada (dai querer descomplicar a gestão), tens 4 níveis num organograma:

• No fundo, a equipa operacional (que executa a técnica) e respondem diretamente à sua liderança dedicada;
• No meio, a equipa de Liderança Intermédia, que controla se a Táctica está a ser desenvolvida e se a técnica tem que ser corrigida. Responde ao CEO;
• No topo, o CEO ou Liderança de topo, que pensa na estratégia, ajuda a equipa de liderança intermédia na construção da táctica e responde ao Investidor.
• Fora do organograma, o Investidor que controla o lucro gerado e espera que o CEO consiga cumprir a estratégia.

Basta olhares para a imagem deste ponto, é assim que funciona na minha perspectiva e de uma forma descomplicada.

Daí, ser uma das tarefas que começamos logo a trabalhar com os empresários, juntando ao manual de funções e a analisar em tempo real a produtividade.

Agora, se eu estivesse no teu lugar, construía o teu organograma real e o pretendido.

O real é como está organizada a tua empresa – se és sozinho, estás em todas as posições.

Se tens alguém contigo, colocas cada pessoa no seu respectivo lugar. Eu sei que uma pessoa vai ter mais que um cargo.

A combinação do organograma com o manual de funções vai criar algo espetacular:

• Colocares as pessoas certas no lugar certo porque sabes exatamente o que é pretendido em cada cargo;
• Vai-te facilitar o recrutamento;
• Não vai criar dúvidas nas promoções (bom este ponto é sempre controverso, mas fica facilitado).

E isto vai elevar a tua empresa/negócio para o patamar seguinte: uma estrutura sólida em que se sabe o que fazer, como fazer e que resultado se espera.

Ou seja, previsibilidade.

Alias, é este ponto que garante que, se precisares de financiamento (de investidores privados ou banco) ou mesmo vender, provares por A+B o real valor da tua empresa (a somar aos clássicos cálculos financeiros de previsibilidade de fluxo de caixa).

Passar para o Nível Seguinte da Execução com uma Estrutura Sólida

Este titulo parece um cliché?

E na verdade até tens alguma razão, mas se leste até aqui com alguma atenção e concentração (principalmente os dois pontos anteriores), vais perceber que não é assim tão dificil.

Uma das maiores queixas que recebemos dos empresários em que fazemos diagnóstico na sua empresa ou os nossos clientes é a falta de execução consistente.

Até que, quando nós perguntamos se eles executam, a resposta é:

“Mas isso é a minha equipa que tem que fazer?”.

Empresário a responder-me.

E, em boa verdade, eles têm razão.

No entanto não têm os dois pontos anteriores construídos e daí ser dificil executar este ponto.

E dou-te um exemplo:

Em alguns dos nossos clientes, antes de se terem tornado clientes, a queixa principal era a facturação baixa.

Obviamente que eles tinham razão. No entanto nós avisamos que, se aumentássemos o número de contactos, o número de clientes e consequentemente o valor imediato da facturação eles não teriam condições de lidar com tal volume.

Não porque não tinham colaboradores, não porque não tinham espaços, não porque não tinham produto e sim porque não tinham o sistema de controlo eficaz para garantir a qualidade de atendimento.

E isso verificou-se. Aumentamos os números dos funis e a consequência é que, neste momento, a estrutura está a facturar mais mas não está a aguentar os pedidos.

Daí agora a urgência é criar os sistemas de controlo para garantir um estrutura sólida.

Ou seja, a maioria dos empresários que têm vindo ter connosco acham que o seu maior problema é a facturação. E em parte têm razão.

Mas isto acontece porque não têm a estrutura preparada para esse mesmo aumento.

Ou seja, não têm a estrutura sólida o suficiente para aumentar a facturação e passar ao nível seguinte da execução.

Descomplicando isto tudo (porque quero mesmo descomplicar a gestão), o que é que isto quer dizer?

Quer dizer organização e controlo.

Por outras palavras e até explico de outra forma, é o que eu chamo “A Fórmula da Execução“.

E que fórmula é esta?

É assim: Tarefas+Avaliação+Correção+Bonificação= Resultados.

“E qual é o significado de cada item Sacha?”

Aqui vai:

• Tarefas: As tarefas definidas como produtivas no planeamento;
• Avaliação: Analisar as tarefas que estão a ser feitas e que resultados estão a gerar em tempo real (o KPI);
• Correção: Se avalias em tempo real os KPI, então podes corrigir e afinar em tempo real;
• Bonificação: Premiares em tempo real quem está a atingir os objectivos diários (que te aproximam do objectivo semanal, mensal, trimestral e anual);
• Resultados: Atingir os objectivos planeados.

Ou seja a organização está relacionada com as tarefas (e produtividade) e o controlo com os restantes itens (resultados incluídos).

Aplica isto em tempo real e garanto-te que deixas de ter dissabores e passas a ter um controlo em tempo real.

Porque cada pessoa da estrutura sabe exatamente o que está a acontecer. E deves transmitir à equipa em tempo real, todos os dias (se tens já uma equipa de liderança intermédia é a função deles em transmitir à equipa e tu a eles).

Experimenta, é realmente poderoso.

Maximizares a Performance da tua Equipa

Se tens lido até aqui e compreendeste tudo o que te falei (ou pelo menos estiveste atento), então este ponto será, pelo menos em teoria, o mais fácil de aplicar.

Se estiveste atento ao que eu expliquei sobre “A Fórmula da Execução“, então este ponto está realmente descomplicado.

Basicamente é pegares na fórmula e aplicares todos os dias em tempo real.

Recomendação: no local onde fazes as reuniões com a equipa, coloca um quadro com a performance individual de cada individuo.

Porquê? Porque vais perceber quem produz mais e vais poder ajudar quem produz menos.

Só assim é que vais promover um verdadeiro equilíbrio acima da média na equipa.

Pensa nisto como num treino de um atleta de alta performance:

Ele tem um plano de treino (no teu caso é o plano de acção), executa o seu treino diário (Tarefa), monitoriza o mesmo em tempo real (os KPI) e no final do dia gera um resultado (o KRI, que deve incluir também a facturação diária). No dia seguinte repete. Ao fim de um mês, faz testes físicos de forma a perceber o estado de forma (no teu caso é o balanço mensal, com todos os resultados financeiros). E volta a repetir corrigido e afinado. Até atingir o pico de forma (no teu caso os objectivos definidos).

Bem simples, certo?

Lembra-te, se nesta fase cada colaborador teu souber o que é esperado por ele, se for acompanhado em tempo real relativamente a resultados e bonificado por isso, então prepara-te para resultados que nunca atingiste.

E, a partir daí, acabaste de criar uma rotina em ti e na equipa que gerou hábitos de alta performance.

Para além disso, sabes imediatamente, se alguém está a performar abaixo da média, poderes corrigir imediatamente e ajudar .

Quero recordar-te de uma coisa, que é senso comum, mas poucos vêm:

O teu Maior Activo é a tua Equipa.

Avalias as actividades todas da empresa? Em tempo real? E é analisada por toda a equipa?

Se fazes isto meus parabéns. Certamente terás uma empresa PME Líder e Excelência, mais tarde uma Média Empresa e por fim uma Grande Empresa.

Se não avalias, dificilmente vais melhorar resultados nem conseguir aumentar a performance da tua equipa.

Agora, de forma descomplicada como deve ser a gestão e todos os seus actos, começa a analisar e a avaliar a produtividade da tua equipa.

E por favor, premeia-os por isso (não é só com palmadas nas costas, claro que são importantes mas também com bonificações monetárias).

Conclusão sobre Descomplicar a Gestão a Actos Simples

Se queres iniciar um negócio ou estás aqui há mais de 20 anos estes são os pontos fundamentais que tens que saber. É o que eu designo por descomplicar a gestão a actos simples.

Se leres com atenção o que escrevo neste blog que é teu, o objectivo é mesmo descomplicar a gestão e tudo o que está inerente.

E, vou-te revelando, segredos e a forma como implementamos o que sabemos nas empresas que ajudamos.

Chega o que está neste artigo para gerir uma empresa/negócio?

Depende…

Mas teres uma cultura forte e a defenderes, saberes avaliar a produtividade, teres claro o organograma que tens e o que pretendes ter, cada pessoa na organização ter o seu papel bem descrito e saberem o que é esperado deles, bem como avaliares a performance irás criar uma estrutura sólida.

E se a tua empresa crescer muito, é replicares os mesmos princípios para as várias estruturas.

Descomplicar a Gestão a Actos Simples é isto.

Aplica um de cada vez, um pouco, todos os dias na tua empresa e garanto-te mesmo resultados que nunca atingiste.

E vou ainda mais longe, dificilmente terás equipas desmotivadas (claro que há problemas do dia-a-dia, mas torna-se mais fácil ultrapassar).

Termino este artigo com uma frase que te disse na introdução:

“Trabalha o teu negócio, não trabalhes no teu negócio.”

Não esperes para amanhã para começares a aplicar. Se acabaste de ler o artigo, recomendo que comeces por onde a tua estrutura está mais fraca. Porque é pelo ponto mais fraco que qualquer estrutura quebra.

Afinal é possível descomplicar a gestão a actos simples, somos nós Seres Humanos (Eu e Tu) que temos a mania de complicar.

Agora só tenho um pedido para ti:

Ajuda-me a chegar a mais pessoas que precisam deste tipo de conteúdo.

“E como posso fazer isso Sacha?”.

Obrigado por perguntares, então passo-te a explicar:

Vês ai os ícones das redes sociais no final do artigo (e por acaso também estão no inicio)?

Carrega neles e partilha nas tuas redes sociais. Vais ajudar-me a ajudar mais pessoas. Mais uma vez obrigado.

Agora despeço-me de ti e até ao nosso próximo artigo neste nosso blog,

Sacha Matias (Criador e Fundador da Dr. Performance, for Business).

PS3: Artigo escrito, enquanto preparamos os sistemas de controlo numa empresa que estamos a trabalhar porque ficaram com um problema bom: facturaram mais de 100.00€, desde que entramos e em 3 semanas. Daí agora necessitarem uma organização e controlo mais profissional para passar à etapa seguinte.